Forretningsorden

FORRETNINGSORDEN FOR BESTYRELSEN

I TAPPERNØJE, SNESERE OG EVERDRUP SOGNES LOKALRÅD

CVR-NR. 33 21 91 64

 

Denne forretningsorden supplerer foreningens vedtægter

 

1. Afholdelse af bestyrelsesmøder

Umiddelbart efter afholdelsen af den årlige generalforsamling træder bestyrelsen om nødvendigt sammen jvf. Vedtægternes § 13.

 

Bestyrelsesmøder afholdes mindst 4 gange årligt, men i øvrigt efter behov eller på forlangende af mindst 3 bestyrelsesmedlemmer. Møderne indkaldes af formanden, så vidt muligt med mindst 14 dages varsel, jvf. Vedtægternes § 14. Såfremt alle bestyrelsesmedlemmerne er indforståede hermed, kan bestyrelsesmødet afholdes uden varsel (pr. mail) pr. telefon.

 

Samtidig med indkaldelsen tilsendes der hvert enkelt bestyrelsesmedlem en dagsorden og eventuelt bilagsmateriale. Der skal minimum være følgende dagsorden:

 

1. Godkendelse af referat fra sidste møde samt dette mødes dagsorden

2. Meddelelser fra formanden

3. Meddelelser fra kassereren

4. Næste mødes dagsorden

5. Tid for næste møde

6. Eventuelt

2. Bestyrelsesmødernes ledelse og beslutningsdygtighed

Bestyrelsesmøderne ledes af formanden. Møderne afholdes på adresser efter aftale.

Mødet er beslutningsdygtigt, når over halvdelen af det valgte antal bestyrelsesmedlemmer er til stede, jvf. Vedtægternes § 19.

 

Ved afstemning afgøres enhver sag ved simpelt flertal. Står stemmerne lige, er formandens stemme afgørende og i dennes forfald næstformandens. Såfremt et bestyrelsesmedlem ikke kan deltage i et bestyrelsesmøde, kan denne vælge at lade sig repræsentere ved fuldmagt af en suppleant.

Det enkelte bestyrelses medlem har pligt til at underrette lokalrådet i sager, hvor der kan rejses tvivl og

Spørgsmål om medlemmets habilitet.

 

Suppleanterne deltager i møderne uden stemmeret.

 

Revisorerne deltager i møderne uden stemmeret, men i sager, hvor der kan rejses tvivl om beslutnings-

grundlaget og de økonomiske konsekvenser, har de taleret og pligt til at sige fra.

 

3. Referat mv.

Sekretæren drager omsorg for, at der føres et referat over bestyrelsens forhandlinger og beslutninger.

Af referatet skal fremgå:

1. Hvem der har deltaget og hvem der var fraværende

2. Dagsorden samt beslutninger for hvert enkelt punkt i henhold hertil.

3. Emner til behandling på næste møde.

Samtlige medlemmer, skal senest 2 uger efter udsendelse af referat, komme med eventuelle indsigelser til sekretæren ellers er referatet godkendt.

 

Et bestyrelsesmedlem der ikke er enig i bestyrelsens beslutning, har ret til at få sin mening indført i referatet.

 

Formanden skal, så vidt muligt, drage omsorg for, at bestyrelsens referat er til stede på hvert bestyrelsesmøde og er opdateret med seneste referat.

 

4. Bestyrelsens sammensætning

Lokalrådets anliggender varetages af en bestyrelse på 3 – 11 medlemmer( ulige antal), jvf. Vedtægternes § 6.

 

Bestyrelsen vælges samlet på generalforsamlingen og konstituerer sig selv med formand, kasserer, sekretær og menige medlemmer. Herudover vælges minimum to suppleanter og 2 revisorer.

 

I tilfælde af vakance for formand eller andet bestyrelsesmedlem indtræder en af suppleanterne i bestyrelsen. Den indtrådte suppleant overtager det udtrådte bestyrelsesmedlems valgperiode. Såfremt suppleanternes pladser er vakante, supplerer bestyrelsen sig selv indtil næste generalforsamling. Efter indtræden eller supplering konstituerer bestyrelsen sig på ny.

Bestyrelsen nedsætter efter behov et antal udvalg, der refererer til bestyrelsen.

 

5. Årsregnskab

Regnskabsåret følger kalenderåret og forelægges den ordinære generalforsamling til godkendelse efter revision af én på den ordinære generalforsamling for 1 år ad gangen valgte revisor. Det reviderede regnskab skal foreligge senest 8 dage før generalforsamlingens afholdelse og kan rekvireres af bestyrelsens medlemmer tillige med forslag til budget for det kommende år.

Efter godkendelse på foreningens ordinære generalforsamling indsendes regnskabet og beretningen til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, forsynet med bestyrelsens og revisors underskrifter.

Årsregnskabet medbringes til alle bestyrelsesmøder. Tilføjelser eller ændringer siden sidste bestyrelsesmøde skal meddeles samtlige bestyrelsesmedlemmer, som ved deres underskrifter i referatet skal bekræfte, at de er gjort bekendt med indholdet.

6. Prokura

Bestyrelsen disponerer over lokalrådets midler og varetager dennes tarv på bedste måde. Prokura kan meddeles 2 bestyrelsesmedlemmer i foreningen. Kasseren varetager den daglige drift. Formanden og kasseren er bemyndiget til at underskrive de dokumenter om køb, salg og anden afhændelse samt pantsætning, som er en følge af generalforsamlingsbeslutninger, der er truffet på et lovligt grundlag

 

7. Tavshedspligt

Alle oplysninger, mundtlige som skriftlige, herunder dokumentmateriale, som et bestyrelsesmedlem modtager, er fortrolige. Medlemmerne har tavshedspligt herom, samt om, hvad der passerer i bestyrelsen.

Hvert enkelt medlem er ansvarligt for, at det materiale, medlemmet modtager, ikke kommer udenforstående i hænde.

Fratræder et bestyrelsesmedlem, skal medlemmet til bestyrelsens formand tilbagelevere alt fortroligt materiale, medlemmet måtte være i besiddelse af, og som medlemmet har modtaget i sin egenskab af bestyrelsesmedlem, samt eventuelle genparter og kopier heraf.

Måtte et bestyrelsesmedlem afgå ved døden, påhviler tilbageleveringspligten medlemmets bo.

8. Generalforsamling

På generalforsamlingen vælges personer ved almindeligt flertal. Øvrige beslutninger tages ved simpelt flertal. Afstemning foregår ved håndsoprækning, medmindre bestyrelsen eller mindst 1 medlem kræver skriftlig afstemning. Står stemmerne lige, er forslaget forkastet. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

 

Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed og indkaldes af bestyrelsen. Den ordinære generalforsamling holdes inden udgangen af 2. kvartal, jvf. Vedtægternes § 9.

Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest 10 dage før, jvf. Vedtægternes § 10.

Tid og sted samt dagsorden ifølge vedtægterne.

 

9. Transportomkostning i forbindelse med eksterne møder

Transportomkostninger ved deltagelse i eksterne møder dækkes.

Kørsel i egen bil dækkes med den lave takst efter statens regler.

Udbetales mod bilag med Navn, dato, kørte km, mødets formål og mødested.

 

10. Ekstraordinær generalforsamling

Se vedtægterne.

 

Ole Bent Nielsen © 2017